Na hora de emitir informações fiscais e sociais saem os disquetes e entram os cartões com chips. Uma substituição aparentemente simples, mas que está preocupando os administradores de condomínios de todo o País. Eles têm até o dia 31 de dezembro para obter a certificação digital, mecanismo que passará a ser obrigatório a partir do primeiro dia de 2012. No Rio Grande do Sul, o cenário é pouco animador. Às vésperas do encerramento do prazo de regularização, são raras as construções gaúchas detentoras do sistema.
A iniciativa é uma exigência feita pela Caixa Econômica Federal através de uma normativa instituída em abril. Desta forma, o acesso ao novo portal Conectividade Social será restringido a quem estiver adaptado ao padrão ICP-Brasil. A falta de habilitação para manusear esse canal impedirá o fornecimento de informações dos empregados, principalmente as referentes ao pagamento do FGTS, INSS e Rais. Outras obrigações com encargos também deverão ser disponibilizadas pela internet, sendo validadas pelo uso de um CNPJ eletrônico. O não cumprimento desse rito culminará em multas.
Em muitos casos, a retirada da certificação se tornou uma tarefa complicada. A maioria dos edifícios esbarra na documentação exigida, que inclui itens como instituição, especificação, convenção e CNPJ do condomínio e a ata da eleição do síndico. “O processo é bem demorado porque envolve vários documentos. Em alguns casos, precisamos registrar atas antigas ou fazer novas atas. Além disso, o condomínio precisa ter uma convenção, algo que nem todos possuem, e o cadastro do síndico deve estar atualizado na Receita Federal”, afirma a gerente do departamento de pessoal da Guarida Imóveis, Elcia Silva.
Nos locais sob sua responsabilidade, a Guarida conduz o procedimento e auxilia na organização da papelada. Desde setembro, a empresa intensificou o aviso aos prédios para solucionarem suas pendências e notificou que o valor cobrado na elaboração do sistema digital seria de R$ 267,00. Aqueles com as exigências em dia receberam prioridade. Mesmo assim, a lentidão ocasionada pela burocracia impedirá o atendimento total da demanda existente até o final de 2011. Possuir todos os documentos não basta. Os dados precisam estar completos e em sintonia, pois qualquer conflito ou erro em nomes e números emperra o procedimento. Se for constatado equívoco, o trâmite é paralisado até haver correção.
Com um funcionário e localizado no bairro Bela Vista, em Porto Alegre, o Condomínio Edifício Residencial Álamo por pouco não conseguiu se adequar dentro do prazo. “Não encontramos obstáculos, pois já tínhamos tudo registrado. Mas tivemos que rever um erro de impressão em um dos documentos, pois o nome do condomínio estava incompleto”, relata o síndico Tadeu Flores. Agora, ele apenas aguarda a chamada do agente certificador para retirar o cartão. A companhia agenciadora é a responsável por compilar as informações recebidas no formato solicitado. Assim, cria-se o CNPJ eletrônico, que permite o manejo do Conectividade Social, canal eletrônico da Caixa Econômica Federal. A administração do produto fica a cargo do síndico ou da administradora do condomínio.
A vice-presidente de condomínios do Sindicato Intermunicipal das Empresas de Compra, Venda e Locação de Móveis e dos Condomínios Residenciais e Comerciais no Rio Grande do Sul (Secovi-RS), Simone Camargo, acredita que, quando consolidada, a exigência trará maior segurança e agilidade no repasse de dados. Porém, a dirigente contesta o tempo dado para a adoção ao modelo. “Percebe-se que os criadores da certificação digital não se preocuparam em saber como funcionam os condomínios. Caso contrário, eles não escreveriam o que escreveram com prazo que deram”, acredita.
Como as eleições dos síndicos são tradicionalmente feitas nos últimos meses do ano, Simone acredita que esse é outro motivo para o baixo número de locais certificados. Neste sentido, o condomínio que trocar de síndico nessa época tem de refazer uma série de documentos. Apesar de não possuir um levantamento formal referente ao Estado, o Secovi-RS calcula que nem metade dos condomínios com trabalhadores assalariados estejam com o registro pronto. De olho nesse cenário, a Caixa cogita rever a data limite estabelecida. Mediante a dificuldade encontrada em diferentes regiões brasileiras, a instituição deve se posicionar sobre o assunto até o dia 26 de dezembro.
Empresa certificadora dobra equipe para dar conta dos pedidos que recebe diariamente
Responsável por fazer a certificação digital de aproximadamente 8 mil condomínios no Estado, a empresa de soluções em internet Safeweb continua recebendo novos pedidos a cada dia que passa. Trabalhando em conjunto com mais de 40 imobiliárias, a companhia teve de dobrar a equipe de funcionários devido à correria ocasionada pela obtenção do CNPJ eletrônico. Como muitos edifícios ainda estão com pendências na documentação exigida para a adoção ao sistema, pouco mais de 30% dos clientes já receberam o cartão. O restante ainda está providenciando os papéis exigidos ou fazendo as correções necessárias.
O cenário reflete a situação geral do mercado. “O principal entrave é a correção do síndico na Receita Federal. Nesse momento, as imobiliárias não criaram uma demanda suficiente para deslocarmos agentes exclusivamente para elas. Se houvesse, por exemplo, um lote de 4 mil condomínios com documentação correta, teríamos capacidade para emitir essas certificações em tempo hábil”, diz Cristiano Ramires Bello, consultor comercial de Safeweb.
No intuito de construir uma base ampla de fregueses, a empresa procurou fechar parcerias com imobiliárias a partir de maio. “Muitas desconheciam a normativa quando as procuramos”, menciona Bello. Se a papelada estiver correta, o processo de armazenamento digital é rápido. Em uma das etapas, o síndico do condomínio é chamado para conferir os dados. Quando o serviço for concluído, ele retira a habilitação.
Aproximadamente 90% dos condomínios estão optando por fazer um cartão no formato A3 com validade de um ano, período equivalente ao mandato da maior parte dos síndicos. Quem desejar pode fazer um cartão durável por três anos. Após expirado, o prazo é renovável por igual período. Após a emissão da habilitação, a empresa fornece suporte para instalação do equipamento. Ao introduzir o produto na máquina leitora é possível se conectar ao Conectividade Social no padrão ICP-Brasil.
Emidio Campos
Gestor de Segurança
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