É comum hoje em dia dizer que o condominio esta sendo fraudado, as fraudes nas administrações dos condomínios aumentam a todo instante. Alguns síndicos, administradoras e até mesmo funcionários aproveitam-se da falta de controle para praticar irregularidades. É preciso estar atento aos primeiros sinais. A Superlógica entrevistou Ariolino de Andrade Azevedo Jr. , diretor da empresa de auditoria Triconsult para falar sobre as ações que podem ser tomadas para evitar os golpes mais comuns. Confira:
Superfaturar notas fiscais. Como evitar?
Ter um processo de compras formalizado e definido pelo síndico em conjunto com o conselho. Um trabalho cuidadoso de pré-seleção de fornecedores dos maiores itens do condomínio, ajudará a minimizar este problema. Outros pontos de atenção podem ajudar, como a solicitação de pesquisa de preço na compras de produtos ou na prestação de serviços, a solicitação ao responsável pela compra, seja o Síndico ou a Administradora, que justifique a escolhe do fornecedor.
Sacar verbas da conta do condomínio e não apresentar recibos ou notas fiscais.
Como evitar?
Verificar a pasta mensal de prestação de contas do condomínio, analisando se as informações de débito no livro caixa conferem com o extrato da conta bancária e se os mesmos possuem os respectivos comprovantes (notas fiscais, recibos). Com esta medida é possível levantar a informação de débito indevido, ou pagamento sem respectivo comprovante.
Incluir documentos frios na prestação de contas e adulterar o valor das despesas.
Como evitar?
Procurar conhecer as empresas fornecedoras, o processo de compra do condomínio, verificar cada nota fiscal de serviço, além de constatar se o serviço era necessário e foi realizado realmente.
Balancete ostentar saldo credor, mas o dinheiro não é encontrado no caixa do condomínio.
Como evitar?
Fazendo um acompanhamento semanal da movimentação da conta corrente do condomínio, solicitando o valor credor em caixa e conferir este valor com o extrato da conta bancária e do caixa de pequenas despesas (se houver).
Falsificar os comprovantes do INSS, FGTS e outros. Como evitar?
Verificar na autenticação bancária a data de pagamento, valor pago e conferir junto ao extrato bancário se houve o débito correspondente. Normalmente estes tributos são pagos pela internet na opção própria de pagamento com o nome do tributo.Outra forma de conferir se o pagamento está sendo efetuado é solicitar junto aos respectivos órgãos a CND (certidão negativa de débito) que tem validade de 60 dias .Outra forma, ainda, de constatar se o FGTS foi recolhido, é verificar junto aos funcionários se os mesmos estão recebendo o extrato do FGTS.
Simular necessidades irreais de contratação de serviços emergenciais. Como evitar?
Estabelecer que para tais contratações haja obrigatoriamente a aprovação do conselho.
Não pagamento de despesas como água e luz do condomínio, levando ao corte desses serviços. Como evitar?
Verificar mensalmente o comprovante de pagamento das faturas,observando se o valor da autenticação bancária coincide com o valor constante da própria fatura da empresa. Além da data, verificar também, se na fatura consta a informação de débitos anteriores
Existe mais alguma forma de fraude além das citados acima? Quais as ações para evitá-las?
O erro não intencional na gestão de um condomínio pode ser tão prejudicial ao mesmo quanto uma fraude. Os condomínios atualmente movimentam recursos financeiros muitas vezes superiores ao valor movimentado por pequenas empresas.Como uma empresa, a gestão do condomínio deve ser pautada pela qualidade técnica e perfil de seus administradores, sejam eles os síndicos, conselheiros e ou empresas de administração de condomínios.Os trabalhos executados por empresas de auditoria trazem a garantia a seus condôminos de que as movimentações são efetuadas dentro da normalidade operacional do condomínio, evitando assim os erros comuns a uma administração e minimizando a ocorrência de fraudes.
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